Nello scorso articolo, abbiamo discusso dell’importanza della collaborazione nel Modern Workplace, tra ambienti di lavoro ibridi, intelligenza artificiale, sicurezza e compliance, ma soprattutto integrazione degli strumenti, che consentono alle persone di comunicare in tempo reale, condividere documenti e gestire progetti in modo fluido. Insomma, lavorare in modo più efficiente ovunque ci si trovi.
Nei nostri progetti di Collaboration implementiamo Microsoft Teams, che racchiude perfettamente tutti questi principi e diventato rapidamente uno strumento indispensabile per molte aziende in tutto il mondo. Questa piattaforma mette a disposizione una serie di utilissime funzionalità che migliorano la comunicazione e la cooperazione, rendendo sia il lavoro a distanza sia in presenza molto più produttivo. Inside the Collaboration: Microsoft Teams… cominciamo da qui!
Microsoft Teams: funzionalità chiave
Nel contesto del Modern Workplace, strumenti come Microsoft Teams sono essenziali per garantire flessibilità, produttività e sicurezza a tutto il personale.
Partiamo dalle chat, che riducono notevolmente lo scambio di e-mail e consentono una comunicazione istantanea. Gli utenti possono inviare e ricevere messaggi, creare thread di conversazione, menzionare colleghi, formare un gruppo di lavoro: i team possono creare canali specifici per progetti, dipartimenti o aree di interesse e dare vita a una gestione della comunicazione interna molto più organizzata. Non solo, in ottica relazioni internazionali la traduzione automatica dei messaggi è un plus non indifferente che abbatte le barriere linguistiche.
Una delle funzionalità più apprezzate di Teams è sicuramente la possibilità di organizzare riunioni virtuali fino a 1.000 partecipanti attivi e fino a 10.000 spettatori in modalità webinar. Limiti che rendono lo strumento comunque adattabile a qualsiasi esigenza di aziende di ogni settore e dimensione.
L’obiettivo delle riunioni su Teams è quello di ricreare un contesto il più vicino possibile a un meeting in presenza, mantenendo sempre un elevato grado di professionalità. Pensiamo alla modalità Insieme (Together mode), una funzionalità innovativa di Microsoft Teams che utilizza l’intelligenza artificiale per creare un’esperienza più naturale e immersiva rispetto alla classica griglia video. Tutti i partecipanti vengono posizionati in un ambiente virtuale condiviso, come se fossero seduti nella stessa stanza. Questa modalità elimina lo sfondo individuale di ogni utente e li inserisce in uno scenario comune, come un’aula o una sala conferenze.
Tra le features avanzate delle riunioni che troviamo più interessanti in ottica Modern Workplace:
- sfondi virtuali personalizzabili per un aspetto più professionale;
- condivisione avanzata dello schermo e dei contenuti, con opzioni per scegliere se condividere l’intero desktop, una finestra specifica o una presentazione PowerPoint interattiva;
- sottotitoli, traduzioni in tempo reale e trascrizioni automatiche, utili per rendere le riunioni accessibili a tutti;
- funzione di registrazione, che consente di rivedere la riunione in qualsiasi momento e condividerla con chi non ha potuto partecipare;
- breakout rooms, per suddividere i partecipanti in gruppi di lavoro più piccoli, migliorando il brainstorming e la collaborazione;
- lavagna digitale interattiva, che facilita la condivisione di idee e il lavoro creativo durante le riunioni.
- collaborazione diretta sui file durante la riunione, consentendo ai partecipanti di modificare documenti in tempo reale in chat e in meeting senza dover uscire dalla piattaforma.
La collaboration su Teams esplode e trova il massimo livello grazie all’integrazione con Microsoft 365 e non solo… . Diamo un’occhiata alle potenzialità di Teams linkato ad altri strumenti!
Microsoft Teams integrations: la nuova collaboration fluida e centralizzata!
Una delle caratteristiche più potenti di Teams è la sua capacità di integrarsi con altre applicazioni dell’ecosistema Microsoft, in primis con l’intera suite di Microsoft 365.
L’integrazione con SharePoint permette la condivisione e la collaborazione sui file: ogni workgroup in Teams ha un’area di archiviazione basata su SharePoint, dove i membri possono condividere, modificare e commentare documenti in tempo reale. Inoltre, grazie a OneDrive, gli utenti possono accedere ai propri file personali o aziendali, condividendoli facilmente durante le riunioni o le conversazioni.
Grazie a OneDrive e SharePoint, in sostanza, Teams supporta il co-authoring in tempo reale su documenti di Word, Excel e PowerPoint, consentendo a più persone di lavorare contemporaneamente su uno stesso file senza conflitti.
Integrandosi con Outlook, invece, Teams consente di programmare e avviare le riunioni direttamente in piattaforma, ma anche di visualizzare e condividere facilmente gli appuntamenti in calendario all’interno di un canale o di una conversazione, semplificando la comunicazione tra i membri di ogni team.
Ma Teams è anche Business Intelligence! Oggi è sempre più importante prendere decisioni basate su dati concreti per ottenere i risultati prefissati. Grazie all’integrazione con Power BI, un’altra punta di diamante dell’ecosistema Microsoft, è possibile visualizzare e analizzare i dati dei report in maniera personalizzata direttamente su Teams, creando dashboard interattive che possono essere condivise e discusse in tempo reale durante le riunioni. Questo facilita la condivisione di insights, feedback e discussioni contestuali sui dati, rendendo il processo decisionale più collaborativo.
Chiudiamo questa panoramica con Copilot, lo strumento di intelligenza artificiale di Microsoft che consente di ottimizzare il lavoro di squadra e migliorare l’efficienza nelle attività quotidiane. Ad esempio, nelle riunioni può riassumere i punti chiave delle discussioni, suggerire azioni da intraprendere e rispondere a domande in tempo reale durante o dopo le riunioni. Può anche generare note della riunione e fornire un riepilogo se si arriva in ritardo; rappresenta un valido supporto nella gestione delle conversazioni, suggerendo risposte e azioni basate sul contesto delle chat e dei canali. Può anche estrarre informazioni rilevanti e creare riepiloghi delle discussioni.
Microsoft Teams Phone: la soluzione completa per la comunicazione voce
Microsoft Teams Phone offre una soluzione completa per la comunicazione voce basata su cloud, integrando chiamate, messaggistica e videochiamate in un’unica piattaforma.
Questo strumento supporta anche la migrazione da sistemi legacy, permettendo di trasferire le loro infrastrutture di comunicazione esistenti a Teams senza interruzioni significative. Una delle soluzioni chiave di Teams Phone è, infatti, il Direct Routing, che consente di utilizzare il proprio provider di servizi telefonici per effettuare e ricevere chiamate tramite Teams.
Grazie alla partnership con AudioCodes, implementiamo soluzioni di Direct Routing altamente personalizzate, con la possibilità di integrare di devices legacy come telefoni DECT, badenie (campane elettromeccaniche per fabbriche), fax, etc, garantendo un’elevata qualità voce e una maggiore flessibilità infrastrutturale. AudioCodes, infatti, mette a disposizione gateway per il collegamento di sistemi telefonici legacy con Teams, supportando una migrazione fluida e graduale verso un sistema di comunicazione basato su cloud.
In collaborazione con Imagicle, implementiamo centralini telefonici e postazioni operatore che arricchiscono l’esperienza di Teams Phone con funzionalità avanzate per la gestione, il monitoraggio e l’accessibilità delle chiamate.
Lo strumento indispensabile per il tuo Modern Workplace
Negli scorsi articoli del nostro Microsoft Modern Workplace Project, abbiamo visto come questo nuovo paradigma sia caratterizzato da flessibilità, collaborazione in tempo reale e accesso immediato alle informazioni. Microsoft Teams si è affermato come uno strumento fondamentale per le aziende che vogliono adottare un modello di lavoro più agile, produttivo e sicuro.
L’implementazione di Microsoft Teams, infatti, offre numerosi vantaggi: scopriamo i principali!
- Centralizzazione delle comunicazioni: Teams offre un ambiente di lavoro unificato che elimina la necessità di passare da un’applicazione all’altra. Grazie all’integrazione con Microsoft 365, Teams diventa un vero e proprio hub digitale, che rende immediatamente accessibili chat, file e vari strumenti di produttività come PowerBI.
- Accessibilità e mobilità: Teams è disponibile su dispositivi desktop, tablet e smartphone, permettendo ai membri del team di lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questa flessibilità aiuta le aziende ad abbracciare modelli di lavoro ibrido e remoto, migliorando il benessere dei dipendenti senza sacrificare la produttività.
- Sicurezza: Microsoft Teams garantisce elevati standard di sicurezza grazie a Crittografia end-to-end, autenticazione a più fattori, conformità alle normative internazionali, gestione avanzata dei permessi, per un controllo rigoroso sulle informazioni sensibili.
- Efficienza e risparmio di tempo: Teams integra strumenti di automazione e AI per aiutare i collaboratori a essere più efficienti e risparmiare tempo nelle attività ripetitive. Uno di questi è Power Automate, per automatizzare i processi aziendali; la trascrizione e registrazione automatica delle riunioni, così come la ricerca intelligente per trovare rapidamente file e conversazioni consentono ai team di avere più tempo da dedicare a mansioni ad alto valore aggiunto.
Nei nostri progetti di Collaboration implementiamo Microsoft Teams: la piattaforma chiave per un Modern Workplace all’avanguardia!
