Nella scorsa puntata del nostro Microsoft Modern Workplace Project, abbiamo approfondito proprio il concetto di “luogo di lavoro moderno”, quale ambiente connesso, produttivo, inclusivo e sostenibile: la perfetta combinazione tra tecnologia, strategie organizzative innovative e un approccio centrato sul benessere del personale.
Tra i fondamenti del Modern Workplace, la collaborazione tra colleghi, fornitori e clienti è l’ambito che identifica maggiormente il cuore di questa evoluzione che permette oggi di lavorare in modo più efficiente ovunque ci si trovi.
Scopriamo in questo secondo POD che cosa significa “collaborazione” nel mondo Microsoft, quali sono i concetti predominanti della vision, come queste soluzioni vengono dai noi integrate e ottimizzate nei progetti di collaboration per comunicare in modo veloce, semplice e produttivo, scambiando idee e contenuti in totale flessibilità.
Microsoft & Longwave Vision: la collaborazione è cultura!
La nostra vision in ottica Modern Workplace si focalizza sulla creazione di ambienti di lavoro più collaborativi, inclusivi e produttivi. La collaborazione diventa vera e propria cultura aziendale, una cultura che incoraggia la comunicazione aperta e la condivisione di idee, a prescindere dalla postazione fisica e utilizzando tecnologie come mezzo per facilitare il lavoro ed elevarne la qualità.
L’obiettivo finale è un workplace dove le persone possano cooperare in modo efficace, migliorando l’esperienza lavorativa complessiva e mantenendo al contempo forti legami con colleghi e colleghe.
In ambito “collaborazione”, la vision Microsoft coinvolge quindi diversi aspetti specifici:
- ambienti di lavoro ibridi che combinano spazi fisici e virtuali, per garantire che tutti i membri del team possano partecipare attivamente, indipendentemente da dove si trovano. In quest’ottica rientrano ovviamente soluzioni per facilitare l’organizzazione di eventi e riunioni che coinvolgono sia partecipanti in ufficio che da remoto, ma pensiamo anche alle funzionalità di booking room, che aiutano i team a pianificare spazi fisici in base alle preferenze e dove si trovano le persone.
- intelligenza artificiale per migliorare la produttività e la collaborazione, ad esempio attraverso suggerimenti smart durante le call per facilitare la collaborazione e il networking tra colleghi, indicando chi potrebbe essere utile contattare per determinate questioni; ma anche la trascrizione delle riunioni, i sottotitoli e la creazione di note. Questi strumenti migliorano l’accessibilità permettendo a chiunque di seguire facilmente le discussioni.
- sicurezza e compliance delle piattaforme di collaboration vista l’importanza crescente di difendere i dati dalle minacce informatiche e garantire la compliance alle normative globali, come il GDPR. Longwave promuove, inoltre, la formazione continua sulla sicurezza informatica per i dipendenti, integrata alle migliori soluzioni per la protezione dei dati. Approfondiremo il focus sicurezza del Microsoft World nelle prossime puntate!
- integrazione degli strumenti: una suite integrata come Microsoft 365 consente agli utenti di collaborare in tempo reale, condividere documenti e gestire progetti in modo fluido. Ad esempio, molti utenti possono lavorare contemporaneamente su un documento, vedendo le modifiche degli altri in tempo reale, ma anche organizzare riunioni video, condividere lo schermo e utilizzare la chat, per una collaborazione anche a distanza efficace e produttiva.
Microsoft 365: il Modern Workplace con tutti gli strumenti di cui hai bisogno
Entriamo ora nel dettaglio della suite di strumenti Microsoft 365, che implementiamo nei nostri progetti di Collaboration.
Microsoft ha sviluppato una serie di soluzioni che facilitano la collaborazione in ogni ambito, dalla posta elettronica alla condivisione di contenuti, dalla comunicazione live alla gestione di riunioni, sia in ufficio che in smart working, con colleghi, ma anche con esterni: clienti, fornitori o partner.
La posta elettronica rimane ancora oggi uno strumento indispensabile per la comunicazione e la collaborazione efficace nel Modern Workplace. Microsoft ha integrato la posta elettronica, principalmente attraverso Microsoft Outlook e Exchange Online, all’interno di Microsoft 365.
Con Exchange Online, Microsoft garantisce una piattaforma avanzata per la gestione di email, calendari e contatti. In ottica Collaboration, risulta fondamentale per tenere traccia delle comunicazioni all’interno di un team e con clienti o partner esterni; inoltre garantisce che le e-mail e le informazioni del calendario siano sincronizzate tra dispositivi diversi, consentendo ai membri del team di rimanere collegati e aggiornati ovunque si trovino.
Utilizzando Outlook, gli utenti possono organizzare e pianificare riunioni ricorrenti, essendo strettamente integrato con altre applicazioni di Microsoft 365, come Teams, OneDrive e SharePoint. Questa integrazione permette di passare facilmente da una forma di comunicazione a un’altra (ad esempio, dalla posta elettronica a una chiamata) e di condividere file e informazioni in tempo reale.
Per quanto riguarda invece la comunicazione e la Collaboration “live”, Microsoft Teams è essenziale per mantenere i team allineati e produttivi. Questa piattaforma integra chat, fonia, videochiamate, riunioni online e condivisione di file in unico ecosistema coeso, permettendo alle persone di lavorare insieme indipendentemente dalla loro posizione geografica e anche su mobile.
Riunendo tutto in un’unica piattaforma non è necessario utilizzare molteplici strumenti diversi per ogni singola attività. Grazie all’integrazione con altre applicazioni di Microsoft 365, come SharePoint e OneDrive è possibile, infatti, accedere a documenti, condividere file e gestire task senza doversi spostare tra diverse applicazioni. Non solo, con l’AI Microsoft Teams diventa uno strumento assolutamente completo, garantendo funzionalità come la già accennata trascrizione automatica e sottotitoli in tempo reale, l’uso dei comandi vocali, i suggerimenti di risposta in chat, fino alla possibilità di automatizzare i flussi di lavoro.
Sappiamo, inoltre, che le sale riunioni nel Modern Workplace devono essere attrezzate per supportare la collaborazione ibrida. Microsoft Teams Rooms combina hardware e software per creare esperienze di riunione fluide e coinvolgenti, supportando la partecipazione sia in presenza che da remoto, con possibilità di integrazione con piattaforme non native Teams.
La condivisione di contenuti è un altro pilastro della Collaboration. SharePoint Online facilita la creazione, la condivisione e la gestione di documenti e permette alle aziende di creare siti intranet dedicati ai singoli team.
Per quanto riguarda i diversi progetti in carico al team e relativa pianificazione efficace, è possibile creare e gestire elenchi, attività e calendari condivisi, con una puntuale assegnazione di ownership e responsabilità. Inoltre, Sharepoint consente di realizzare dashboard e report personalizzabili che mostrano informazioni chiave relative ai progetti, alla gestione dei documenti e alla performance del team. Questi strumenti di analisi supportano decisioni informate e miglioramenti continui. L’integrazione con Microsoft Teams permette agli utenti di accedere facilmente ai documenti e ai progetti direttamente all’interno delle conversazioni di Teams.
OneDrive è alla base di SharePoint, il vero e proprio repository dei files. Questo strumento consente agli utenti di accedere ai propri file ovunque si trovino, su qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Integrandosi con le applicazioni di Microsoft Office, come Word, Excel e PowerPoint, permette di aprire, modificare e salvare documenti direttamente dal cloud, riducendo il rischio di perdita di dati e semplificando i workflow.
In un contesto lavorativo sempre più dinamico e distribuito, la capacità di lavorare insieme in modo efficace è fondamentale per raggiungere gli obiettivi aziendali. Condividiamo con Microsoft la vision di abilitare il personale a lavorare nel migliore dei modi ovunque si trovi, sia in ufficio che in remote working, promuovendo una cultura di collaborazione e innovazione.
Nei nostri progetti di Collaboration implementiamo gli strumenti Microsoft 365 per supportare la flessibilità del Modern Workplace, garantendo che i team possano rimanere connessi e produttivi in qualsiasi situazione!
